이용자 부호 폐기와 통관 기록 보존 의무 상세 안내

UNI-PASS 폐기·폐쇄 신고: 법적 책임 예방을 위한 핵심 가이드

UNI-PASS(국가관세종합정보망)는 수출입 통관 업무 전반을 관장하는 대한민국의 핵심 전자 시스템입니다. 기업 해산, 보세구역 폐쇄, 혹은 시스템 이용 중단 등 활동이 종료되는 경우 '유니패스 폐기·폐쇄 신고 절차'를 반드시 이행해야 합니다. 본 가이드는 복잡한 신고 과정의 핵심을 간결하게 정리하여 실무자의 행정 부담을 최소화하는 데 중점을 둡니다.

정확한 신고는 과태료 부과 및 시스템 이용 제한 등 예기치 않은 법적·행정적 제재를 예방하는 가장 필수적인 첫걸음입니다.

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UNI-PASS 시스템 이용자 부호 폐기 및 폐쇄 신고 절차 안내

UNI-PASS 시스템을 통해 부여받은 이용자 부호(ID)는 사업체의 폐업, 합병, 혹은 시스템 운영 중단 등의 사유로 더 이상 사용이 불필요할 경우 관련 법령에 따라 폐기 또는 폐쇄 신고 절차를 거쳐야 합니다. 이는 단순한 개인 회원의 탈퇴와는 달리, 통관 업무의 연속성과 법적 책임 소재를 명확히 하는 중요한 절차입니다.

폐기 및 폐쇄 신고 필수 확인 사항

• 사용 정지와의 구분: 일시적인 사용 중단은 '사용 정지'로 신청하며, '폐기/폐쇄'는 부호를 영구적으로 삭제하는 최종 단계입니다.
• 통관 기록 보존 의무: 신고 후에도 관련 통관 기록 및 자료는 법정 기간 동안 보관 의무가 유지된다는 점을 명심해야 합니다.

이용자 부호 폐쇄 신청은 UNI-PASS 포털의 '신고/신청' 메뉴에서 '이용자 부호 등록(변경/폐쇄) 신고'를 통해 진행되며, 사업자 등록 폐쇄 여부 등 객관적 증빙 서류가 요구될 수 있습니다. 절차 전에 모든 미결된 통관 업무를 완결해야 합니다.

관세청 신고 절차 바로가기

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보세구역 물품 폐기 시 세관 승인 및 처리 과정

UNI-PASS 이용자 부호 폐쇄와 별개로, 수입 물품이 품질 저하, 변질 등의 불가피한 사유로 국내 반입 전에 폐기되어야 하거나, 보세창고/보세공장 내 물품을 폐기할 경우 관세 등 납세 의무 면제를 위해 세관장의 승인이 필수입니다. 이는 관세 부과 기준을 확정하는 중대한 절차이므로 규정을 철저히 따라야 합니다.

UNI-PASS를 통한 폐기 승인 신고 절차의 상세

1. 폐기 승인 신청: 보세구역 운영인 또는 화주가 UNI-PASS(전자통관시스템)를 통해 관할 세관장에게 '보세구역 물품 폐기 승인 신청서'를 전자로 제출합니다. 이 때 폐기 사유, 예정일, 장소 등을 상세히 명시해야 합니다.
2. 세관 승인 및 입회 진행: 세관은 신청 내용을 검토하여 승인 여부를 결정합니다. 폐기는 반드시 세관 공무원의 입회 하에 지정된 장소와 방법으로 진행되어야 하며, 임의 폐기는 관세 면제 혜택을 받을 수 없습니다.
3. 결과 보고 및 증빙: 폐기 완료 즉시 '폐기 결과 보고서'를 다시 UNI-PASS를 통해 제출해야 합니다. 폐기물 처리 확인서 등 객관적인 증빙 서류는 관세법에 따라 5년간 보관해야 합니다.

이와 같은 엄격한 절차와 증빙 과정을 거쳐야만 물품이 정식 폐기되었음을 인정받아 관세 및 내국세 등이 최종적으로 면제되거나 감면될 수 있습니다.

신청서류 보러가기

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폐업 후 통관 서류 및 전자문서의 법적 보관 의무와 처리

관련 사업을 폐업하는 경우에도 통관 서류 및 UNI-PASS를 통해 주고받은 전자문서의 보관 의무는 관세법 제13조 및 관련 시행령에 따라 강력하게 유지됩니다. 서류의 임의 폐기 또는 소홀한 관리는 법적 제재를 야기할 수 있으므로, 정해진 규정을 면밀히 준수해야 합니다.

관세법상 주요 서류 보관 의무 기간

구분	관세법상 최소 보관 기간	비고
수입 신고 필증 및 관련 서류	5년	폐업 여부와 관계없이 필수 보관
수출 신고 필증 및 관련 서류	3년	필수 보관

• 유니패스 폐기·폐쇄 신고 절차 활용: UNI-PASS 이용을 더 이상 하지 않을 경우, 사용하던 인증서를 폐기하고 관련 시스템 이용에 대한 폐쇄 신고 절차를 반드시 거쳐야 합니다. 이는 전자문서 관리의 첫걸음입니다.
• 서류 폐기 절차: 보관 기간이 만료되어 서류를 폐기할 경우, 관세사 사무소 등은 관세사법에 따라 폐기 목록을 관할 세관장에게 제출해야 합니다. 일반 업체 또한 보안을 유지하며 관련 규정을 준수하여 안전하게 폐기물 관리를 이행해야 합니다.

[중요] 전자문서 기록 관리: 폐업 후에도 UNI-PASS 시스템에 남아있는 전자문서 기록은 최대 5년간 보관되며, 세관의 자료 제출 요청에 응해야 할 의무가 있습니다. 따라서 폐업했다고 하여 관련 기록물 관리에 소홀해서는 안 됩니다.

폐업 자체가 보관 의무의 면제를 의미하지 않으며, 보관 의무 기간 동안 관리 책임은 계속 유지됩니다.

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법적 리스크 관리를 위한 정확한 신고 이행의 중요성

UNI-PASS를 활용한 폐기 및 폐쇄 신고는 단순히 시스템을 이용하는 것을 넘어, 기업이 준수해야 할 관세법상의 핵심 의무를 이행하는 과정입니다. 특히 보세 물품 폐기, 사업장 폐쇄 시 이용자 등록 해지, 그리고 5년간의 서류 보관 의무는 사후 리스크를 결정짓는 중요한 요소입니다.

부정확한 신고로 인한 가산세나 과태료 등 혹시 모를 불이익을 방지하기 위해, 관세청의 최신 고시를 확인하고 필요하다면 관세사 등 전문가의 조언을 받아 모든 절차를 안전하고 정확하게 마무리하는 것이 가장 현명하고 완벽한 리스크 관리 방법입니다.

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UNI-PASS 폐기·폐쇄 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. UNI-PASS 이용자 탈퇴 시, 개인통관고유부호도 자동으로 삭제되나요? (개인정보 처리 심화)

A. 아닙니다. UNI-PASS 이용자 등록 해지(탈퇴)는 관세청 전자 통관 시스템 접근 권한을 종료하는 절차일 뿐이며, 개인통관고유부호(PCCC)와는 별개의 시스템으로 운영됩니다. 개인통관고유부호는 국제 거래의 투명성 확보를 위해 관세청에서 부여하는 고유 식별 번호로, 「개인정보 보호법」 및 「관세법」 관련 규정에 따라 발급 이후에는 임의로 등록 정보 삭제가 불가합니다. 만약 부호의 사용을 원치 않으실 경우, 관세청 모바일 앱이나 전용 웹사이트를 통해 부호를 ‘사용 정지’ 처리하거나 등록된 주소, 연락처 등 정보 수정을 진행하실 수 있습니다. 장기간 미사용 시에도 자동 삭제되지 않으므로, 정보 변경 사항이 있다면 정기적으로 확인하시는 것이 중요합니다.

Q. 폐업 또는 시스템 폐쇄 시, 보관 중인 통관 서류 및 자료의 법정 보관 기간과 폐기 절차는 어떻게 되나요?

A. 폐업 또는 UNI-PASS 시스템 폐쇄를 진행하더라도, 통관 관련 서류는 「관세법」 제12조 및 「국세기본법」 등에 의거하여 법정 보관 의무가 발생합니다. 주요 서류별 보관 기간은 다음과 같습니다.

• 수입 신고 필증 및 관련 서류: 5년 (대부분의 경우)
• 수출 신고 필증 및 관련 서류: 3년
• 기타 관세 환급, 감면 서류: 2년 ~ 5년 (규정마다 상이)

이 기간이 지난 후 폐기가 가능하며, 특히 관세사 등 통관 대리인이 보관하는 경우, 폐기 전 반드시 폐기 예정 목록과 사유를 첨부하여 관할 지역 세관에 ‘통관 서류 폐기 신고’를 제출하고 승인을 받아야 합니다. 자체 폐기 시에도 향후 증빙을 위해 폐기 대장을 작성하여 보관하시기를 권고합니다.

Q. UNI-PASS 비밀번호 분실로 탈퇴나 폐쇄 신고 절차 진행이 어렵습니다. 어떤 대리 절차가 있나요?

A. UNI-PASS 이용자가 비밀번호를 잊어버려 정상적인 탈퇴/폐쇄 신고(온라인)가 불가능한 경우, 신분 확인 절차를 거쳐 오프라인으로 처리할 수 있습니다.

처리 절차 및 필요 서류 (오프라인)

1. 신분 증빙 서류 준비: 법인/개인의 대표자 신분증 사본, 사업자등록증 사본 (폐업의 경우 폐업 사실 증명원), 법인 인감 증명서 및 사용 인감계 (법인일 경우)를 준비합니다.
2. 문의 및 접수: 관할 지역 세관의 통관 담당 부서 또는 UNI-PASS 전화상담센터로 문의하여 처리 방법을 안내받습니다.
3. 공문/방문 접수: 준비된 서류를 첨부하여 세관에 공문으로 제출하거나 직접 방문하여 UNI-PASS 이용자 해지/시스템 폐쇄를 요청합니다. 관세청은 제출된 증빙을 바탕으로 관리자 권한을 통해 해당 계정을 처리합니다.

온라인 복구가 어렵다면, 신속한 업무 처리를 위해 위의 절차를 통해 증빙 서류와 함께 요청하시기 바랍니다.